Övergripande för projekt inom EU-program är att främja Europas utveckling. De ska ge en extra dimension till det arbete man redan utför och vara till nytta för så stor del av Europa som möjligt.
Projektförberedelse (alternativ 1)
- Ett förslag till projekt finns hos annan som söker partners - Partner search-listor finns ofta på programmens hemsidor
- Ring upp och prata med förslagsställaren
- Diskutera med alla samarbetspartners inom Sverige - det är oftast bäst att alla svenska intressenter är en partner.
Projektförberedelse (alternativ 2)
- En idé om ett projekt finns
- Leta efter ett lämpligt EU-program som kan utnyttjas för delfinansiering
- Anpassa idén till EU-programmet
- Sök partners
- Kontakta kommunens EU-samordnare
- Ring EU-byrån på 08-555 92200, det är ett företag som kommunen köper rådgivningstjänster av inom EU-området. Telefonkonsultation är redan betald av kommunen.
Partners
Flertalet EU-program kräver minst 3 partners varav minst 2 från EU-länder. I nästan alla program får Norge och kandidatländerna delta, men de ekonomiska villkoren kan variera.
Det är ofta klokt att i ett tidigt skede försöka skapa personliga kontakter, de kan öppna dörrar som är ovärderliga.
Ansökan
Ansökan görs på formulär som kan hämtas på respektive programs hemsida, där finns också handledningar m.m. Ansökan bör skrivas på engelska även om EU:s samtliga formella språk är tillåtna. Ofta går den bäst skrivna och insålda ansökan lättare igenom än den sakligt bästa. Att ägna god tid åt att skriva en ansökan och anpassa den till EU-kulturen är en klok investering.
Projektorganisation
En partner, projektägaren, ansvarar helt för projektet gentemot EU. Arbetsfördelningen i övrigt mellan partners bestäms inom projektet. Det är viktigt att göra klart i förväg vem som ska göra vad och vem som ska ersättas för vad. Klargör också vilka delar som ingår i projektet och vilka delar som respektive partner förväntas lösa på annat sätt. Skriv helst ett partneravtal som reglerar arbetsinsats och pengaflöden innan projektet startar.
Finansiering
Inom många program är projekten ganska stora, 3-5 miljoner euro (=25-50 miljoner SEK). EU-bidraget brukar vara 50 % men det kan variera från 30 till 100% beroende på program. Resterande är kontantbidrag och arbetsinsats från deltagande partners, s.k. medfinansiering. De flesta program ger inte möjlighet till investeringar utan syftar till att utveckla idéer, arbetsformer och nätverk. I dessa fall kan arbetsinsatsen utgöra 95 % av medfinansieringen och kontantinsatsen blir mycket liten.
Man kan naturligtvis söka bidrag från andra håll i Sverige, t.ex. nationella organ eller regionen, och därmed få en del av kostnaden för arbetsinsats täckt. Med projektansökan till EU ska ett "letter of intent" bifogas från samtliga partners som styrker medfinansieringen.
Utbetalning av EU-medel sker med mycket stor tidsfördröjning, vilket man bör vara medveten om från början.
Redovisning
En tydlig redovisning krävs av att de aktiviteter genomförts och de mål uppnåtts som anges i ansökan. Formulera därför åtgärder och resultat i ansökan så att effekterna går att tydligt redovisa i slutrapporten.
Lägg upp en egen budgetkod för projektet och var noga med att bokföra rätt från början. Spara alla kvitton. Arbetsinsatser tas upp med faktisk lön inkl. påslag, styrkta tidsredovisningar ska finnas.